Відпускні працівнику ФОП: оформлення та розрахунок
Працівник, оформлений за трудовим договором у ФОП, має право на оплачувану відпустку. Її оплату визначають за середнім заробітком: звичайний місячний оклад не можна просто поділити на 30.
Короткий орієнтир
Стаття про щорічну оплачувану відпустку найманого працівника. ФОП виступає роботодавцем і фінансує відпускні власним коштом. Відпустка самого підприємця, лікарняні та допомога по вагітності й пологах оформлюються за іншими правилами.
Спочатку перевірте право та кількість днів
Загальна мінімальна тривалість щорічної основної відпустки — 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік. Робочий рік відлічують від дати прийняття, а не обов’язково від 1 січня. Окремі категорії мають більшу тривалість; додаткові відпустки перевіряють самостійно. Підстава — Закон «Про відпустки».
У перший рік право на повну тривалість за загальним правилом виникає після шести місяців безперервної роботи, але є законні винятки. Якщо відпустку ділять, одна безперервна частина повинна становити щонайменше 14 календарних днів. Не списуйте використані дні з нового робочого року, поки не звірили облік попереднього.
Що оформити роботодавцю
- Звірте графік відпусток, робочий рік, залишок днів і обмеження для конкретного працівника.
- Погодьте дати. Письмове повідомлення про початок щорічної відпустки за загальним правилом надають не пізніше ніж за два тижні; заяву працівника збережіть, якщо вона є підставою погоджених дат або зміни графіка.
- Видайте наказ: ПІБ, вид відпустки, робочий рік, початок, кінець, кількість календарних днів. Ознайомте працівника.
- Складіть розрахунок середньої зарплати та відпускних, оформіть платіж і відобразіть дні в табелі.
- Після відпустки оновіть залишок днів. Перенесення, продовження через власну хворобу працівника або зміну дат оформлюйте документально.
Приклад реквізитів наказу: «Надати працівнику щорічну основну відпустку на 14 календарних днів з 21.09.2026 до 04.10.2026 за робочий рік 01.09.2025–31.08.2026». Це навчальний фрагмент: право, залишок днів і повний зміст наказу перевіряють за кадровими документами.
Як визначити середньоденну зарплату
Базовий розрахунковий період за Порядком №100 — 12 календарних місяців перед місяцем початку відпустки. Наприклад, для вересня 2026 року — вересень 2025 — серпень 2026. Якщо людина працює менше року, не додавайте до знаменника місяці до працевлаштування: застосуйте правило фактичного розрахункового періоду.
Середньоденна зарплата = виплати, що включаються до розрахунку ÷ календарні дні розрахункового періоду після належних виключень. Відпускні = середньоденна зарплата × оплачувані календарні дні відпустки.
Окремо перевіряють періоди, коли працівник за законом не працював і заробіток не зберігався або зберігався частково, правила включення премій, попередніх відпускних та лікарняних. Виплати й дні не можна довільно вилучати за одним і тим самим принципом: для кожної виплати є своя норма. Якщо розрахункового заробітку немає, діє спеціальний розрахунок з тарифної ставки/окладу з урахуванням установлених гарантій. Порядок №100.
Святкові дні та воєнний стан
На період, коли дію відповідних норм про святкові й неробочі дні зупинено Законом №2136-IX, такі дати не виключають із розрахунку лише тому, що вони позначені святами в календарі. Звичайні суботи й неділі також входять до календарних днів. Якщо законодавчий режим у розрахунковому періоді змінювався, перевірте відповідні дати окремо.
Воєнні правила надання відпусток не скасовують облік накопичених днів. Обмеження тривалості та можливість відмови залежать від чинної редакції закону і ситуації працівника; не застосовуйте їх однаково до всіх видів відпусток. Статті 6 і 12 Закону №2136-IX.
Приклад на 14 календарних днів
Навчальні умови: у розрахунку 365 календарних днів, немає періодів для виключення, включені виплати — 365 000 грн. Звичайні ставки утримань, податкову соціальну пільгу не застосовують, ЄСВ роботодавця — 22%.
| Показник | Сума |
|---|---|
| Середньоденна зарплата | 365 000 ÷ 365 = 1 000 грн |
| Нараховані відпускні | 1 000 × 14 = 14 000 грн |
| ПДФО / військовий збір | 2 520 грн / 700 грн |
| Працівнику після цих утримань | 10 780 грн |
| ЄСВ роботодавця на цю виплату | 3 080 грн |
ЄСВ не віднімають із 14 000 грн — це витрата роботодавця. Якщо відпустка переходить між місяцями, суми розподіляють між відповідними місяцями та разом з іншими нарахуваннями перевіряють мінімальну/максимальну базу ЄСВ. Таблиця не замінює таку місячну перевірку.
Коли виплатити та що зберегти
За загальним правилом відпускні виплачують до початку відпустки, якщо інший строк не встановлено трудовим або колективним договором. Старе правило «завжди за три дні» не слід механічно переносити на всі сучасні випадки. Підстави — стаття 115 КЗпП та стаття 21 Закону «Про відпустки».
Збережіть кадрові підстави, наказ, помісячний розрахунок, платіжні документи, табель і звітність. Зарплатний калькулятор допоможе перевірити звичайні утримання з уже визначеної суми, але не обчислює середній заробіток, залишок відпустки чи розподіл між місяцями.
Джерела для перевірки
- Закон «Про відпустки»: тривалість, стаж, оплата та компенсація
- Порядок №100: середня зарплата для відпусток і компенсації
- КЗпП України: статті 47, 83, 115–116
- Закон №2136-IX: трудові відносини під час воєнного стану
- Держпраці: запитання й відповіді про відпустки, стаж та лікарняні