Звільнення працівника ФОП: остаточний розрахунок
Останній робочий день — це не лише виплата залишку зарплати. ФОП має перевірити підставу звільнення, невикористану відпустку, інші належні суми та видати працівнику документи.
Короткий орієнтир
Остаточний розрахунок за загальним правилом проводять у день звільнення. Компенсацію визначають за належними працівнику невикористаними днями, а вихідну допомогу — лише за відповідною законною чи договірною підставою.
Спочатку підстава, потім дата
Угода сторін, власне бажання, закінчення строкового договору та звільнення з ініціативи роботодавця мають різні умови. Не оформлюйте одну підставу документами для іншої. Дата заяви не завжди є датою припинення договору, а двотижневе попередження не є універсальним правилом для будь-якого звільнення.
Перевірте законні гарантії конкретного працівника та обмеження для обраної підстави, зокрема щодо вагітності, непрацездатності або відпустки. Рішення «звільнити сьогодні» без цієї перевірки не замінює встановленої процедури.
З чого складається розрахунок
| Складова | Що перевірити |
|---|---|
| Зарплата | Фактично відпрацьований час, доплати, премії та інші належні нарахування |
| Компенсація відпустки | Залишок щорічних відпусток і додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей, якщо є право |
| Вихідна допомога | Чи передбачена саме для цієї підстави; розмір і правила середнього заробітку |
| Інші розрахунки | Заборгованість за попередні періоди та належні відшкодування за підтвердними документами |
Не всі види невикористаних відпусток перетворюються на грошову компенсацію. Наприклад, навчальна відпустка не є накопиченим залишком щорічного відпочинку. Окремо перевірте правомірність можливих утримань за відпустку, використану наперед: винятки залежать від причини звільнення.
Як перевірити невикористані дні
- Зберіть дату прийняття, належну тривалість відпустки, робочі роки та накази про вже використані дні.
- Визначте стаж, що дає право на кожний вид відпустки. Не всі періоди відсутності на роботі зараховуються однаково.
- Для неповного робочого року визначте належну частину відпустки за застосовними правилами та відніміть використані дні.
- Розділіть залишок за видами відпустки й періодами набуття права. Не обмежуйте облік лише поточним календарним роком.
- Збережіть розрахунок днів окремо від розрахунку середньої зарплати — це дві самостійні перевірки.
Для грошової компенсації застосовують Порядок №100. Звичайний розрахунковий період — 12 календарних місяців перед місяцем виплати компенсації, а за коротшої роботи чи відсутності заробітку діють окремі правила.
Особлива ситуація — дні, право на які набуто до 31.12.2023. Для них Порядок №100 передбачає розрахунок на основі виплат 2023 року. Такий залишок потрібно відокремити від пізніше набутих днів, а не множити весь залишок на одну сучасну середню. Пояснення Держпраці про цю зміну.
Приклад без вихідної допомоги
Умови: працівник звільняється за угодою сторін; вихідна допомога договором не передбачена. Належна зарплата — 10 000 грн. Перевірений залишок щорічної відпустки — 12 днів, усі набуті у 2025–2026 роках. Розрахована за Порядком №100 середньоденна зарплата — 1 000 грн. Податкової соціальної пільги та спеціальної ставки ЄСВ немає.
| Показник | Сума |
|---|---|
| Компенсація відпустки | 12 × 1 000 = 12 000 грн |
| Усього зарплата та компенсація | 10 000 + 12 000 = 22 000 грн |
| ПДФО 18% / ВЗ 5% | 3 960 грн / 1 100 грн |
| Працівнику після утримань | 16 940 грн |
| ЄСВ роботодавця 22% | 4 840 грн додатково |
Приклад стосується нарахування в день звільнення, до припинення трудових відносин, без боргів та інших утримань. Нарахування після звільнення і виплати іншої природи потребують окремої перевірки бази ЄСВ. Для вихідної допомоги не копіюйте автоматично ані ці податки, ані 12-місячний розрахунок відпустки: її середній заробіток зазвичай визначають за двома попередніми календарними місяцями.
Що зробити в останній день
- Видати копію наказу про звільнення з правильною підставою та датою.
- Надати письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми із розшифруванням за видами виплат.
- Провести належні виплати та зберегти підтвердження. Якщо працівник цього дня не працював, стаття 116 КЗпП передбачає виплату не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок.
- На вимогу працівника внести належні записи до трудової книжки, що зберігається в нього. Узгодити повернення майна та доступів, не підміняючи цим обов’язковий розрахунок.
- Відобразити припинення трудових відносин і нарахування в належних додатках звітності. Для ФОП-роботодавця перевіряйте чинну форму й квартальний порядок 2026 року.
Загальні підстави: статті 47 і 116 КЗпП та роз’яснення Держпраці про склад розрахунку. Якщо є спір щодо частини нарахувань, не затримуйте безспірну суму лише через цей спір.
Поширені помилки
Рахувати відпустку лише «за цей рік», ігнорувати давній залишок, замінювати всі виплати одним переказом без розшифрування, плутати компенсацію відпустки з вихідною допомогою. Окремий ризик — звільнення працівника, для якого діють спеціальні гарантії: правильна арифметика не виправляє незаконну підставу.
Джерела для перевірки
- КЗпП України: статті 47, 83, 115–116
- Закон «Про відпустки»: тривалість, стаж, оплата та компенсація
- Порядок №100: середня зарплата для відпусток і компенсації
- Держпраці: окремий розрахунок компенсації за дні, набуті до 31.12.2023
- Держпраці: склад і строк остаточного розрахунку при звільненні
- Закон №2136-IX: трудові відносини під час воєнного стану