ФОП з найманими працівниками: що змінюється
Найманий працівник — це не просто ще одна витрата. Для ФОП це перехід у роль роботодавця: зʼявляються зарплатні податки, ЄСВ за працівника, кадрові документи, звітність і додаткові ризики.
Зарплата 20 000 грн: повний базовий приклад
У базовій моделі працівника ПДФО — 18%, ВЗ — 5%, ЄСВ роботодавця — 22%. Утримання з працівника й внесок роботодавця рахуються окремо. 1 група не має найманих працівників; для 2 групи загальна межа — 10 осіб; для 3 групи такого ліміту чисельності немає.
Приклад
Нараховано 20 000 грн: ПДФО 3 600 грн, ВЗ 1 000 грн, на руки 15 400 грн. ЄСВ роботодавця 4 400 грн; повні витрати 24 400 грн. На сайті вже працює зарплатний калькулятор у двох напрямах. Він не враховує податкову соціальну пільгу, лікарняні, відпустки, особливі ставки ЄСВ та всі випадки неповного місяця.
Що зробити
- Оформіть трудові відносини й повідомлення до допуску.
- Ведіть табель і розрахунки.
- Подавайте квартальний розрахунок з помісячними даними за правилами 2026 року.
Правова основа: ПКУ: 167; Закон 2464-VI; ДПС: офіційне роз’яснення. Офіційне джерело 1 · Офіційне джерело 2 · Офіційне джерело 3
Порахувати зарплату працівника →
Нові квартальні форми 2026 року застосовуються за роз’ясненням ДПС щодо переходу. Для ІІІ кварталу звичайний строк — 9 листопада 2026. Вже прийняті місячні дані перехідного періоду не дублюйте без належної підстави. Виплата зарплати та сплата утримань мають власні строки: квартальна звітність не дозволяє платити зарплату раз на квартал.
Що змінюється після найму працівника
ФОП без працівників зазвичай контролює власні податки, звітність і документи з клієнтами. Але найманий працівник додає іншу логіку: трудові відносини, зарплату, податки із зарплати, ЄСВ роботодавця, кадрові документи і звітність.
Саме тому працівники — один із головних сигналів, що ФОПу варто хоча б періодично консультуватися з бухгалтером.
ЄСВ за себе і ЄСВ за працівника — це різні речі
| Платіж | Що означає |
|---|---|
| ЄСВ ФОП за себе | Платіж, який ФОП планує як підприємець за себе. |
| ЄСВ за працівника | Окремий обовʼязок роботодавця при нарахуванні зарплати працівнику. |
| ПДФО і військовий збір із зарплати | Утримання із зарплати працівника, які не можна плутати з єдиним податком самого ФОП. |
| Звітність по працівниках | Окремий блок звітності, який не замінюється декларацією ФОП-єдинника. |
Що потрібно підготувати до найму
- зрозуміти, яку роботу виконуватиме працівник;
- оформити трудові відносини та належний договір;
- перевірити актуальний порядок повідомлення про прийняття працівника;
- підготувати облік робочого часу, зарплати і виплат;
- зрозуміти строки сплати податків і ЄСВ за працівника;
- організувати зберігання кадрових і зарплатних документів.
Які ризики зʼявляються у ФОП-роботодавця
- неправильно оформлений початок роботи працівника;
- плутанина між цивільним договором і трудовими відносинами;
- помилки в зарплатних податках;
- несвоєчасна або неправильна звітність;
- відсутність кадрових документів;
- неправильне оформлення відпустки, лікарняного або звільнення.
Що робити перед першим наймом
- прочитати базові правила роботодавця;
- перевірити актуальні вимоги до повідомлення про прийняття;
- порадитися з бухгалтером щодо зарплатних податків;
- підготувати документи до фактичного початку роботи;
- не допускати працівника до роботи “поки оформимо потім”.
Перший найм: послідовність до виходу на роботу
- Перевірте групу та формат співпраці. Якщо потрібна постійна робота за графіком і під вашим керівництвом, не маскуйте її договором на разову послугу. Для 1 групи наймані працівники не допускаються; для 2 групи перевірте межу чисельності.
- Погодьте умови. Посада, завдання, дата початку, місце роботи, графік, оплата, випробування за допустимих умов. Зазначайте, чи домовленість про суму до утримань або на руки.
- Підготуйте документи. Перевірте документи особи й інші документи, необхідні для її категорії та роботи. Зафіксуйте трудові відносини належним договором та наказом/розпорядженням. Письмово погоджені умови допоможуть уникнути спору; особливості форми договору під час воєнного стану звіряйте зі статтею 2 Закону №2136-IX.
- Подайте повідомлення до фактичного допуску. Використайте чинну форму за постановою КМУ №413 через відповідний сервіс. Перевірте прийняття, збережіть квитанції та зіставте дату початку роботи з повідомленням. Повідомлення не замінює оформлення трудових відносин.
- Підготуйте робочий процес. Ознайомлення з умовами, правилами та безпекою праці; потрібні інструктажі; відповідальна особа за табель, нарахування і кадрові документи.
- Визначте дати виплат і звітності. Налаштуйте облік нарахувань, виплат, ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Зберігайте платіжні підтвердження. Квартальна звітність ФОП не змінює строків виплати зарплати чи сплати внесків.
Постанова №413: повідомлення · Закон №2136-IX: особливості трудових відносин · ДПС: форми та перехід на квартальну звітність ФОП у 2026 році
Три приклади зарплатного калькулятора
Припущення: звичайні ставки ПДФО 18%, ВЗ 5%, ЄСВ 22%, повний місяць, без податкової соціальної пільги та спеціальних ставок. ЄСВ сплачує роботодавець додатково до нарахованої зарплати.
| Показник | Нараховано 8 647 грн | Нараховано 20 000 грн | На руки 20 000 грн |
|---|---|---|---|
| Нарахована зарплата | 8 647,00 грн | 20 000,00 грн | 25 974,02 грн |
| ПДФО | 1 556,46 грн | 3 600,00 грн | 4 675,32 грн |
| Військовий збір | 432,35 грн | 1 000,00 грн | 1 298,70 грн |
| На руки | 6 658,19 грн | 15 400,00 грн | 20 000,00 грн |
| ЄСВ роботодавця | 1 902,34 грн | 4 400,00 грн | 5 714,28 грн |
| Повна місячна вартість | 10 549,34 грн | 24 400,00 грн | 31 688,30 грн |
Щоб повторити приклади, відкрийте «Зарплата працівника». Для перших двох оберіть розрахунок від нарахованої суми, для третього — від суми на руки. Перевіряйте всі рядки, а не лише суму переказу працівнику.
Неповний місяць, сумісництво, податкова соціальна пільга, інвалідність, лікарняні та відпускні можуть змінювати базу або правила. Ця таблиця не розраховує такі випадки. Зокрема, не використовуйте просте ділення місячного окладу як універсальну формулу відпускних.
Джерела для перевірки
- Кодекс законів про працю України
- Постанова КМУ №413 щодо повідомлення про прийняття працівника
- Закон про ЄСВ
- Державна податкова служба України
- Державна служба України з питань праці
Матеріал довідковий і не є кадровою, бухгалтерською або юридичною консультацією. Перед наймом працівника варто перевірити актуальні правила та звернутися до бухгалтера або спеціаліста з кадрових питань.