Рахунок, акт і видаткова накладна для ФОП
ФОП часто використовує кілька документів у роботі з клієнтами. Вони можуть мати схожі реквізити, але виконують різні задачі: оплата, підтвердження послуг, робіт або передача товару.
Одна операція — різні документи
Рахунок повідомляє, за що і куди платити; акт описує надану послугу або виконану роботу; видаткова накладна — передачу товару. Сам рахунок не доводить зарахування грошей. PDF генератора не є податковою накладною, фіскальним чеком або документом з автоматичним КЕП.
Приклад
Приклад: рахунок №2026-015 від 10.09.2026, «Дизайн банера для рекламної кампанії за ТЗ від 08.09.2026», 2 шт. × 1 500 грн = 3 000 грн, без ПДВ. Після передачі результату акт посилається на це замовлення; банківська виписка підтверджує оплату. Для товару замість акта послуг використовуйте фактичну номенклатуру у видатковій.
Що зробити
- Відкрийте вкладку «Документи PDF».
- Замініть демонстраційні реквізити своїми.
- Звірте суми й оберіть потрібний документ.
Правова основа: Закон 996-XIV: 9; ПКУ: 44. Офіційне джерело 1
Рахунок на оплату
Рахунок на оплату використовується, щоб повідомити клієнту суму, реквізити та підставу для оплати. Він не завжди сам по собі підтверджує факт виконання роботи або передачі товару, але зручний як перший документ у процесі оплати.
Акт наданих послуг
Акт наданих послуг підтверджує, що послуги були надані та прийняті замовником. Такий документ логічний для консультацій, дизайну, розробки, маркетингу, навчання, супроводу та інших сервісних робіт.
Акт виконаних робіт
Акт виконаних робіт частіше використовують для робіт, де важливий результат виконання: ремонт, монтаж, налаштування, технічні або підрядні роботи. За структурою він може бути схожий на акт послуг, але назва і формулювання краще відповідають змісту операції.
Видаткова накладна
Видаткова накладна використовується для передачі товарів або матеріальних цінностей. Для послуг вона не підходить. У ній важливо показати найменування товару, одиницю виміру, кількість, ціну, суму та підписи сторін.
Обов’язкові реквізити
Для первинних документів важливі назва документа, дата, дані сторін, зміст і обсяг операції, одиниця виміру, відповідальні особи та підпис або інші дані для ідентифікації особи.
Що вибрати
- потрібно попросити оплату — рахунок на оплату;
- надали послугу — акт наданих послуг;
- виконали роботи — акт виконаних робіт;
- передали товар — видаткова накладна.
У ФОП Калькуляторі 2026 можна сформувати всі ці документи у PDF, додати кілька позицій, вибрати режим без ПДВ або з ПДВ і перевірити попередній перегляд перед завантаженням.
Заповнені навчальні приклади: одна послуга та одна поставка
Нижче — вигадані операції для пояснення полів. Дані ідентифікації, банківські реквізити та підписи позначено словами: перед використанням внесіть свої справжні дані. Навчальний приклад не є підписаним первинним документом.
Рахунок №18 від 08.09.2026
| Поле | Приклад заповнення |
|---|---|
| Виконавець / замовник | ФОП Олена Приклад / ТОВ «Навчальний приклад» — вигадані сторони. Внесіть реальні назви, коди й адреси. |
| Підстава | Договір №12 від 01.09.2026; технічне завдання до договору. |
| Найменування | Розроблення дизайну сторінки сайту за ТЗ до договору №12. |
| Одиниця / кількість / ціна | Послуга / 1 / 24 000,00 грн. |
| Разом / ПДВ | 24 000,00 грн. Без ПДВ — у цьому прикладі виконавець не є платником ПДВ. |
| Реквізити оплати | Власний IBAN ФОП, назва банку і правильні реквізити отримувача з банківського кабінету. |
Приклад призначення: «Оплата за розроблення дизайну сторінки сайту згідно з рахунком №18 від 08.09.2026 та договором №12 від 01.09.2026, без ПДВ». Для авансу зазначте передоплату, якщо саме так погоджено.
Акт №18 від 10.09.2026
Сторони та підстава ті самі. Зміст: «Надано послугу з розроблення дизайну сторінки сайту за ТЗ до договору №12. Макет і вихідні файли передано замовнику 10.09.2026». Обсяг — 1 послуга, вартість — 24 000,00 грн без ПДВ. Сторони зазначають дані осіб, які підтверджують операцію, і належно підписують документ.
Дату та підтвердження прийняття ставлять за фактом. Якщо передано лише перший етап, акт має описувати цей етап і його ціну. Формулювання «претензій немає» не вставляйте всупереч реальному спору. Оплату 24 000 грн окремо підтверджує виписка, а не сам акт.
Видаткова накладна №7 від 11.09.2026
Інша навчальна операція: ФОП продає товари, а не дизайн. Укажіть реальних постачальника й покупця та підставу поставки. Передано: «Блокнот A5, 80 аркушів» — 10 шт. × 80,00 грн = 800,00 грн; «Ручка кулькова синя» — 20 шт. × 15,00 грн = 300,00 грн. Разом 1 100,00 грн без ПДВ для неплатника ПДВ.
Звірте кількість при передачі, дату, осіб, які передали й отримали товари, та підтвердження операції. Видаткова не замінює фіскальний чек, коли він потрібен, або податкову накладну платника ПДВ.
Як відтворити у генераторі
- У «Документах PDF» оберіть рахунок, акт послуг або видаткову.
- Заповніть сторони й реквізити; внесіть відповідні позиції, кількість, ціну та режим ПДВ.
- Перевірте попередній перегляд: 24 000,00 грн для послуги або 1 100,00 грн для двох товарних позицій.
- Завантажте PDF, погодьте й оформіть документ із контрагентом. Генератор сам не додає КЕП і не реєструє податкову накладну.
Облік має спиратися на документи, що відповідають реальній операції: ПКУ, стаття 44; загальні реквізити первинного документа наведено в статті 9 Закону №996-XIV.
Джерела для перевірки
Матеріал має довідковий характер. Перед оплатою податків, зміною групи або оформленням документів перевіряйте актуальні правила в офіційних джерелах або консультуйтеся з бухгалтером.