Лікарняний працівника ФОП: від оформлення до виплати
Коли хворіє найманий працівник, ФОП діє як роботодавець і страхувальник. Потрібно перевірити лікарняний, призначити виплату, відокремити власні витрати від коштів ПФУ та правильно відобразити суми в обліку.
Короткий орієнтир
Для звичайної хвороби або невиробничої травми перші п’ять календарних днів оплачує роботодавець, з шостого дня — ПФУ. Виробнича травма, догляд за хворою дитиною та вагітність мають інші умови; схема «5 + решта» не універсальна.
Перевірка документа
Працівник повідомляє про непрацездатність. У кабінеті страхувальника перевірте причину, дати, номер страхового випадку, первинний документ чи продовження, статус готовності до оплати. Довідка про звернення до лікаря і сформований листок непрацездатності не є взаємозамінними документами для фінансування.
Якщо за одним безперервним випадком є кілька продовжень, п’ять днів коштом роботодавця не починаються заново з кожного листка. Спочатку встановіть зв’язок документів. Періоди відпустки без оплати, призупинення трудового договору та інші випадки без втрати заробітку потребують окремої перевірки права на виплату.
Два показники страхового стажу
Загальний страховий стаж визначає відсоток середнього заробітку. Стаж за 12 місяців перед випадком потрібен для перевірки додаткового обмеження при стажі менше 6 місяців. Трудовий стаж у цього ФОП не дорівнює автоматично загальному страховому стажу: потрібні дані реєстру та належні підтвердження попередніх періодів.
| Загальний страховий стаж | Звичайний відсоток |
|---|---|
| До 3 років | 50% |
| Від 3 до 5 років | 60% |
| Від 5 до 8 років | 70% |
| Понад 8 років | 100% |
Для визначених законом пільгових категорій може застосовуватися 100% незалежно від стажу. Документ про пільгу та чинну підставу перевіряють до нарахування. Офіційні відповіді Держпраці.
Розрахунок середньої зарплати
За Порядком №1266 типовий період — 12 календарних місяців перед місяцем страхового випадку. Беруть виплати, з яких нараховано ЄСВ, та календарні дні, що залишилися після виключення періодів із передбачених порядком поважних причин. До них, зокрема, належать попередня тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами і належно оформлена відпустка без зарплати. Це не розрахунок відпускних за Порядком №100.
Для працівника, який працює менше року або захворів невдовзі після прийняття, застосовують правила відповідного коротшого періоду. Перевіряють також максимальну величину допомоги й обмеження при стажі менше 6 місяців за останній рік. Не беріть 30,44 як універсальну кількість днів кожного розрахунку: цей показник використовують у передбачених порядком спеціальних формулах і межах.
Приклад: 10 календарних днів
Умови: звичайна хвороба, середньоденна зарплата після перевірки розрахунку — 600 грн, загальний стаж — 6 років, за попередній рік — не менше 6 місяців, спеціальних обмежень і пільг немає. Денна допомога: 600 × 70% = 420 грн.
| Частина виплати | Розрахунок |
|---|---|
| Роботодавець: перші 5 днів | 420 × 5 = 2 100 грн |
| ПФУ: наступні 5 днів | 420 × 5 = 2 100 грн |
| Усього нараховано | 4 200 грн |
| ПДФО 18% / ВЗ 5% | 756 грн / 210 грн |
| Працівнику після утримань | 3 234 грн |
| ЄСВ роботодавця 22% на виплату | 924 грн |
Приклад без податкової соціальної пільги та спеціальної ставки ЄСВ. ЄСВ роботодавець фінансує власними коштами; його не утримують із суми працівника і не додають до заявленої ПФУ допомоги. Якщо лікарняний переходить між місяцями, перевірте розподіл сум та базу внеску за кожний місяць.
Послідовність оформлення
- Перевірте підстави, стаж, статус лікарняного й оформіть рішення про призначення виплати. Загальний строк розгляду документів для звичайних лікарняних — не пізніше 10 робочих днів із дня їх надходження; відлік пов’язуйте з документами, придатними для призначення.
- Складіть розрахунок із виплатами, виключеними днями, відсотком і межами. Розділіть частину роботодавця та частину ПФУ.
- Подайте заяву-розрахунок до ПФУ на його частину допомоги у встановлений строк. Збережіть підтвердження прийняття та перевіряйте статус, а не лише факт відправлення.
- Після фінансування проведіть виплату, утримання і звірку цільового рахунку. Кошти ПФУ не використовують на товари, оренду або інші потреби бізнесу.
- Подайте повідомлення про виплату коштів та відобразіть нарахування у належній звітності. Збережіть рішення, розрахунок, лікарняний і платіжні документи.
Правові підстави процедури — Закон №1105-XIV; розрахунку — Порядок №1266. Відмову ПФУ або розбіжність у реєстрі спочатку з’ясуйте за конкретною причиною: повторне відправлення того самого помилкового документа її не виправить.
Що не варто робити
- Оплачувати за цією таблицею догляд за дитиною або виробничий нещасний випадок.
- Рахувати лише робочі дні замість календарних днів лікарняного, що підлягають оплаті.
- Нараховувати зарплату за роботу і допомогу за втрату того самого заробітку за одні й ті самі дні без перевірки фактичних обставин.
- Плутати страхові виплати працівника з лікарняними самому ФОП.
Джерела для перевірки
- Закон №1105-XIV: право на страхові виплати, розмір і фінансування
- Порядок №1266: середній дохід для страхових виплат
- Держпраці: запитання й відповіді про відпустки, стаж та лікарняні
- Закон №2464-VI: платники, база та звільнення від ЄСВ
- ПКУ, підрозділ 10 розділу XX, пункт 16-1: військовий збір