ФОП продає через Instagram, Prom, Rozetka або сайт: які документи потрібні
Онлайн-продажі через Instagram, Prom, Rozetka або власний сайт здаються простими, поки не зʼявляється повернення, спір із покупцем, питання РРО/ПРРО або запит від банку. Тому ФОПу потрібен не складний облік, а зрозумілий набір документів по кожному каналу продажів.
Що покупець має знати про продавця
Instagram, Prom, Rozetka або власний сайт не замінюють ідентифікацію продавця та виконання його обов’язків. Покупцю потрібні зрозумілі дані ФОП, контакти, ціна, порядок оплати, доставки й повернення. Хто приймає оплату та формує чек, визначають за договором і фактичною схемою.
Приклад
Перед запуском створіть картку замовлення: номер, покупець, товар і кількість, ціна, доставка, платіж, чек за потреби, повернення. До товару прив’яжіть закупівельні документи. Для нового каналу використовуйте той самий внутрішній номер замовлення в листуванні, звіті платформи й обліку — це дозволяє розібрати виплату без здогадок.
Що зробити
- Опублікуйте дані продавця й умови.
- Перевірте документи постачальника.
- Пройдіть повний тест замовлення та повернення.
Правова основа: Закон 675-VIII: 7; Закон про захист прав споживачів; Закон про РРО. Офіційне джерело 1 · Офіційне джерело 2 · Офіційне джерело 3
Платформа не замінює облік ФОП
Instagram, Prom, Rozetka, власний сайт або інший маркетплейс можуть дати вітрину, замовлення, чат, оплату, доставку і звіт. Але вони не замінюють ФОПу облік доходів, перевірку РРО/ПРРО, документи на товар і зберігання банківських виписок.
Для покупця все виглядає просто: натиснув кнопку, оплатив, отримав посилку. Для ФОП це ланцюжок із кількох документів: замовлення, спосіб оплати, чек або розрахунковий документ, ТТН, виписка, звіт платформи, повернення або обмін.
Які документи потрібні в різних каналах
| Канал продажу | Що зберігати |
|---|---|
| Instagram / Facebook / TikTok | переписку із замовленням, рахунок або повідомлення з реквізитами, чек/ПРРО за потреби, ТТН, виписку |
| Prom або інший маркетплейс | звіт платформи, реєстр замовлень, комісії, повернення, виплати на рахунок, чеки |
| Rozetka або велика торгова платформа | договір/оферту, акти або звіти, деталізацію комісій, документи по товарах, повернення |
| Власний сайт | замовлення, спосіб оплати, інтеграцію з платіжним сервісом і ПРРО, політику повернень, виписки |
РРО/ПРРО: коли перевіряти в першу чергу
Якщо покупець платить карткою на сайті, через платіжну форму, LiqPay, WayForPay, NovaPay або інший сервіс, це може бути розрахункова операція. ДПС окремо звертає увагу на інтернет-магазини та продажі через соцмережі, якщо оплата проходить карткою або через платіжні сервіси.
Якщо покупець платить прямим IBAN-переказом з поточного рахунку на поточний рахунок ФОП, сценарій може бути іншим. Але на сторінці товару, в повідомленні покупцю і у виписці має бути чітко видно, що це саме IBAN-переказ, а не карткова оплата через сервіс.
Документи на товар
ФОП, який продає товари онлайн, має бути готовий пояснити походження товару, факт продажу, передачу покупцю і повернення. Для цього корисно зберігати накладні постачальника, документи закупівлі, власну видаткову накладну або інший документ на відправлення, ТТН і гарантійні документи, якщо товар належить до відповідної категорії.
Типові помилки продавців
- приймати оплату на особисту картку “бо так швидше”;
- не зберігати звіти маркетплейса після виплати грошей;
- плутати комісію платформи з поверненням покупцю;
- не перевірити, хто саме формує фіскальний чек;
- вести продажі через Instagram без жодного реєстру замовлень;
- не мати політики повернення і зрозумілих умов доставки.
Мінімальний чеклист ФОП-продавця
- Визначити канал продажу і спосіб оплати для кожного каналу.
- Перевірити, чи потрібен РРО/ПРРО для картки, еквайрингу, післяплати або платіжного сервісу.
- Зберігати звіт платформи, виписки, ТТН, чеки і документи на товар.
- Окремо вести повернення, відмови від посилок і обміни.
- Не змішувати особисті платежі з підприємницькими продажами.
Канал продажу не замінює документи
Instagram, Prom, Rozetka або власний сайт — це лише канал, через який покупець знаходить товар і оформлює замовлення. Для ФОП податково важливіші інші речі: хто продавець, як покупець платить, хто приймає оплату, хто видає чек, де видно повернення і які документи підтверджують товар.
| Канал | Що перевірити | Що зберігати |
|---|---|---|
| Instagram / месенджер | переписка, замовлення, спосіб оплати, ТТН | скрин/експорт замовлення, рахунок, чек, виписка |
| Prom або інший каталог | звіт платформи, статуси замовлень, комісії | кабінет продавця, реєстр оплат, повернення |
| Rozetka / маркетплейс | договір, хто приймає оплату, дата виплати | акти/звіти платформи, комісії, refund |
| Власний сайт | еквайринг, платіжна форма, ПРРО, правила повернення | замовлення, чек, звіт сервісу, виписка |
Мінімальний комплект документів для онлайн-продавця
Навіть якщо продаж іде через соцмережу без складного сайту, ФОПу варто зберігати однаковий набір документів. Це дає порядок і захищає від ситуації, коли через кілька місяців неможливо зрозуміти, за що саме прийшли кошти.
- опис замовлення: товар, кількість, ціна, покупець;
- підтвердження оплати або звіт сервісу;
- фіскальний чек або пояснення, хто видав розрахунковий документ;
- ТТН або документ доставки;
- документи на повернення, якщо покупець відмовився або повернув товар;
- звіт платформи або маркетплейса, якщо продаж був не напряму.
Як не змішати Instagram, маркетплейс і сайт
Якщо ФОП продає одночасно в Instagram, на Prom і через власний сайт, краще не вести всі продажі одним суцільним списком. У таблиці варто мати окрему колонку “канал продажу” і “спосіб оплати”. Тоді видно, де був IBAN, де карткова оплата, де післяплата, а де виплата від платформи після утримання комісії.
Це особливо важливо для повернень. Повернення через маркетплейс, повернення післяплати і ручне повернення покупцю на картку — це різні документальні ланцюжки. Якщо їх не розділяти, складно пояснити, чому одне замовлення має продаж, refund, комісію і повторне відправлення.
Перед запуском нового каналу продажів
- Перевірте, чи ваш КВЕД і група ФОП відповідають фактичному виду торгівлі.
- Визначте, які способи оплати будуть доступні покупцю.
- Заздалегідь вирішіть питання РРО/ПРРО і фіскального чека.
- Пропишіть правила повернення товару і коштів.
- Зʼясуйте, які звіти можна завантажити з платформи або сервісу.
Джерела для перевірки
- ДПС: РРО/ПРРО у 2026 році для інтернет-магазинів і платіжних сервісів
- ДПС: особливості розрахунків при інтернет-продажах із доставкою
- ДПС: IBAN-переказ і карткова оплата через платіжні інструменти
- ДПС: продажі через соцмережі і розрахункові операції
Матеріал довідковий і не є індивідуальною податковою консультацією. Для онлайн-продажів, післяплати, маркетплейсів і ПРРО перевіряйте конкретний договір, спосіб оплати та документи разом із бухгалтером.