ФОП-фрилансер отримує передплату: коли виникає дохід і які документи оформити
Передплата зручна для фрилансера: клієнт підтверджує серйозність, а ФОП не працює “в борг”. Але з погляду обліку передплата — це не просто бронювання часу. Важливо правильно зафіксувати дату надходження, суму, послугу і подальше виконання роботи.
Коли передплата стає доходом
Для ФОП на єдиному податку ключова подія — надходження коштів. Якщо клієнт оплатив аванс або передплату за майбутню послугу, ФОП має зафіксувати це надходження, а не чекати завершення всього проєкту. Для валютної оплати додатково важливі дата доходу і курс НБУ.
Які документи потрібні
| Етап | Що оформити або зберегти |
|---|---|
| До оплати | рахунок, інвойс, договір, оферта або погоджене ТЗ |
| У момент оплати | виписка банку/Payoneer/Wise/платформи |
| Під час роботи | листування, етапи, файли, підтвердження правок |
| Після виконання | акт, підтвердження прийняття або звіт платформи |
| Якщо замовлення скасоване | лист/домовленість про повернення і документ по поверненню коштів |
Що писати в інвойсі або рахунку
- “Передплата за послуги з розробки сайту за інвойсом №…”;
- “Аванс 50% за дизайн банерів згідно з ТЗ…”;
- “Передплата за консультаційні послуги за період…”;
- валюта, сума, дата, реквізити ФОП і опис послуги;
- умови повернення або зарахування передплати, якщо вони погоджені.
Як не заплутатися з частковими оплатами
Якщо клієнт платить 50% до старту і 50% після завершення, краще мати два записи в таблиці доходів і два документи або один документ із чітким розподілом етапів. Не треба змішувати передплату, оплату другого етапу і повернення в один незрозумілий рядок.
Типові помилки
- не записати передплату як дохід у момент надходження;
- назвати платіж “deposit” без опису послуги;
- не мати ТЗ або інвойсу до авансу;
- не закрити виконану роботу актом або підтвердженням;
- не відокремити передплату від повернення;
- забути курс НБУ для валютної передплати.
Приклад передплати 50/50
Клієнт замовив сайт за 1000 USD і платить 500 USD до старту, а 500 USD після прийняття роботи. Для ФОП це не один абстрактний проєкт, а дві окремі грошові події. Перша передплата фіксується на дату надходження першої частини, друга оплата — на дату надходження другої частини. Після завершення роботи варто мати акт, підтвердження прийняття або документ платформи, який закриває виконану послугу.
| Елемент | Як записати |
|---|---|
| Передплата | окремий рядок із датою надходження, сумою, валютою і курсом НБУ |
| Фінальна оплата | окремий рядок після завершення або прийняття роботи |
| Документ | інвойс з етапами, акт або підтвердження виконання |
| Повернення | окрема операція з документом-підставою, а не виправлення “на око” |
Що передбачити до отримання авансу
- який обсяг роботи покриває передплата;
- чи повертається аванс, якщо клієнт скасує проєкт;
- які строки виконання першого етапу;
- що вважається прийняттям роботи: акт, лист, повідомлення в платформі, доступ до файлів;
- як оформлюється часткове повернення, якщо частина роботи вже виконана;
- що робити з додатковими правками поза початковим ТЗ.
Передплата через платформу або Payoneer/Wise
Якщо передплата приходить не прямо на банківський рахунок, а через платформу або платіжний сервіс, зберігайте не тільки банківську виписку після виводу. Потрібен звіт сервісу: коли кошти були зараховані, яка валюта, яка комісія, хто платник і за яке замовлення. Саме цей звіт допомагає не переплутати дату доходу з датою пізнішого виводу на рахунок.
Джерела для перевірки
- ДПС — дата отримання доходу платника єдиного податку
- ЗІР ДПС — дата доходу при Payoneer/Wise
- НБУ — офіційний курс гривні
Матеріал має інформаційний характер і не є податковою, бухгалтерською або юридичною консультацією. Перед оплатою податків, поданням звітності або зміною статусу ФОП перевіряйте дані в Електронному кабінеті платника та на офіційних ресурсах ДПС, Дії, НБУ або Верховної Ради.